Circular Nº02/2016 – Secretaria de Gestion Administrativa y Financiera – División de Activos Fijos

La Secretaria de Gestión Administrativa y Financiera y la División de Activos Fijos, comunican a las autoridades académicas y administrativas, docentes, administrativos y estudiantes que de acuerdo a disposiciones legales que rigen el sistema de administración de bienes y servicios deben sujetarse a la siguientes disposiciones.

Los activos fijos por razones de utilidad y urgencia, permanentemente o eventual sean necesarios dentro de las unidades de la universidad, podrán ser prestados o transferidos siguiendo el siguiente procedimiento:

  1. Solicitud a la Secretaría de gestión administrativa y financiera la necesidad del Activo Fijo.
  2. Disponibilidad del Activo Fijo y aceptación de parte del responsable del Activo Fijo.
  3. Comunicación a la División de Activos Fijos para su verificación.
  4. Firma del formulario de transferencia y/o préstamo por parte del funcionario que entrega y del técnico responsable de sector de la división de activos fijos.
  5. Los activos fijos que se dan en calidad de préstamo deben ser devueltos en buen estado.
  6. La pérdida de un Activo Fijo prestado se cargará con el 100% del valor de la reposición al o los responsables de su custodio por préstamo.
  7. Los Activos Fijos prestados sin conocimiento de la División de Activos Fijos, que no se encuentren en la verificación física del inventario, serán considerados faltantes y se procederá al cargo de responsabilidad sin reclamo alguno.
  8. La transferencia de equipos no será factible por partes.
  9. Los préstamos de Activos Fijos a instituciones y persona ajenas a la Universidad deberán ser autorizados por el Rector o el S.G.A.F, mediante compromiso elaborado por Asesoría Legal y la División de Activos Fijos.

MANTENIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS

El mantenimiento de los activos fijos procura la conservación de los activos fijos para que permanezcan en condiciones de uso para lograr un rendimiento efectivo de los bienes, (activos fijos) y servicios, evitando el deterioro incontrolado, averías u otros resultados indeseables que pongan en riesgo la conservación del activo fijo. Los requerimientos de mantenimiento preventivo y correctivo deben ser demandados con la debida anticipación, como ser previstos en el POA de cada unidad requirente.

El mantenimiento diario y permanente que requieren los activos fijos que por su naturaleza y costo debe ejecutarse por los responsables del cuidado y custodia de los mismos.

Para el mantenimiento preventivo y correctivo de los activos fijos, se deberá solicitar a:

FUNCIONARIO REPARTICION ACTIVOS FIJOS
Ing. Marcelo Segovia Infraestructura Edificio, Vehiculos, muebles de madera y metálicos, etc.
Ing. Patricia Flores DTIC Equipos de computación, etc.
Ing. Antonio Majluf Fac. Tecnología Aire acondicionado, termo ventiladores, equipo electrico, equipo médico y de laboratorio, etc.
Marcelo Gutierrez Tecnico Fac. Odontología

Equipo medico, laboratorio, investigación-odontologico, etc.

 

Tc. Walter Castellon Tecnico TVU Televisores, radios, consolas, video telefonos, etc.
Lic Maximo Castillo Fac.Ciencias Integradas de Bermejo Solicitar y remitir a los funcionarios de las unidades competentes de la Facultad.
Lic. Mauricio Sanchez Fac. Ciencias Integradas del Chaco Solicitar y remitir a los funcionarios de las unidades competentes de la Facultad.
Lic. Miriam Vargas Fac. Ciencias Integradas de Villamontes Solicitar y remitir a los funcionarios de las unidades competentes de la Facultad.

BAJA DE BIENES

Consiste en la exclusión de un bien en forma fisica y de los registros contables de la entidad, por causales:

  1. Disposición definitiva de Bienes.
  2. Hurto, robo o pérdida fortuita.
  3. Alteraciones o deterioros.
  4. Obsolescencia.
  5. Siniestros y otros.

PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE ACTIVOS FIJOS.

  1. El UNADEF y/o responsable de sector deberá solicitar a la Secretaría de Gestión Administrativa y Financiera la baja de Activos Fijos de su sector o facultad, adjuntando informe técnico sobre el causal de la baja del Activo Fijo.
  2. El secretario de gestión administrativa y financiera autorizará a la división de Activos Fijos proceder a la baja de activos de acuerdo a normativa vigente.
  3. La División de Activos Fijos, procederá a la baja de Activos Fijos de acuerdo a la autorización del SGAF adjuntando y respaldando el o los registros de activos que avalen la vida útil y valor neto de los activos fijos.
  4. En caso de hurto, robo, pérdida fortuita, enajenación y siniestro el responsable de sector debe dar parte inmediata a la FELCC, a la SGAF, y a la División de Activos Fijos. El SGAF instruirá al Departamento de Asesoría Legal el seguimiento a la denuncia efectuada a la fuerza de lucha contra el crimen(FELCC) en forma conjunta con los responsables hasta su conclusión, dando parte de los resultados a las instancias respectivas como  la División de Activos Fijos para que en base a la resolución administrativa que emita el SGAF. Se tomen las acciones correspondientes.
  5. En caso de Bienes Faltantes no encontrados en los levantamientos de inventarios efectuados, la SGAF, dara plazo de 10 días hábiles para su descargo, reposición o aclaración documentada de estos activos, de no contar con justificativos, se efectuará el cargo del valor del activo o reposición del activo con características similares o mejores avalado por informe técnico.
  6. Finalmente responsables de sector tienen la obligación de entregar los activos fijos dados de baja a la División de Activos Fijos, contra entrega de formulario de baja firmada por el funcionario que entregue y reciba el activo.

Tarija, 19 de abril de 2016

M.Sc. Lic. Ana Rosa Jijena
JEFE DIV. ACTIVOS FIJOS

M.Sc. Lic. Segundino Cortez Ll.
STRIO. GESTION ADM. Y FINANC.

 

 

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